Die E-Rechnung ist da.

Im Kern ändert sich ein Format, nicht ein Prozess.

Dass ab 1.1.2028 die E-Rechnungspflicht für B2B kommt, ist bekannt. Die Frage "Was ist eigentlich eine E-Rechnung?" bekommen Sie bei Google inzwischen sehr ausführlich beantwortet und auch was EN16931, XRechnung, CII, UBL und ZUGFeRD bedeuten, können Sie jederzeit im Internet nachlesen.

Lassen wir daher die technischen Aspekte beiseite und stellen die Frage anders:

Was genau ändert sich?

• Lesbarkeit: XML ist auf Maschinenlesbarkeit ausgerichtet. Auch wenn es durchaus möglich ist, den Inhalt einer Rechnung ohne einen speziellen Reader zu erkennen, wäre das im Tagesgeschäft doch recht unpraktikabel.
• Konvertierbarkeit: die strukturierten Daten der E-Rechnung lassen beliebig in jedes andere Format umwandeln. Zum Beispiel in ein PDF oder direkt in einen DATEV-Buchungstapel.
• Archivierung: digitale Belege können nur digital archiviert werden. Die GoBD fordert eine zeitnahe Archivierung in einem unveränderlichen Speichermedium.
• Technische Prüfung: auch wenn es nicht explizit gefordert ist, dem Grundsatz der "Vollständigkeit und Richtigkeit" folgend, empfiehlt sich sowohl eine Validierung als auch die Archivierung des Protokolls.
• Digitalisierung: der Inhalt der Rechnungen lässt sich dank des Datenformats einfach durchsuchbar machen, Belege lassen sich virtuell miteinander verknüpfen und über Metadaten mit Freigabe- und Kontierungsinformationen ergänzen.
• Automatisierung: digital eingehende Belege können direkt beim Eingang automatisch erfasst und in ein Journal überführt werden. Auch eine automatische Konvertierung und Übergabe an die Folgeprozesse wird einfacher.